Administrator danych: Damian Grzegolec, os. Na Stoku 66, 25-437 Kielce, NIP 6572602128, e-mail hello@physys.pl. Polityka dotyczy danych Użytkowników Physys, Klientów i osób odwiedzających stronę physys.pl.
Dane pacjentów: Usługodawca nie jest administratorem danych pacjentów. Administratorem jest gabinet (Klient), a Usługodawca przetwarza te dane wyłącznie jako podmiot przetwarzający na podstawie Umowy powierzenia. Dotyczy to także danych, które pacjent wpisuje w formularzu otrzymanym od gabinetu. Pacjent w sprawie swoich danych powinien kontaktować się z gabinetem.
Jakie dane zbieramy i w jakim celu:
| Kategoria danych | Cel | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Imię i nazwisko, e-mail, hasło (w postaci skrótu), zaszyfrowany klucz i kody zapasowe weryfikacji dwuetapowej (jeśli włączona); w profilu: stanowisko, tytuł, numer PWZ, telefon | Rejestracja konta, świadczenie Usługi, kontakt w sprawie konta | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) |
| Dane gabinetu: nazwa, NIP, REGON, numer RPWDL, adres, dane kontaktowe | Świadczenie Usługi, uzupełnienie danych do płatności | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Przy logowaniu przez Google: imię i nazwisko, e-mail i identyfikator konta Google | Rejestracja i logowanie bez hasła (na wybór Użytkownika) | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Adresy e-mail osób zapraszanych do zespołu | Wysłanie zaproszenia na prośbę gabinetu | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: obsługa zespołu gabinetu) |
| Powiadomienia push (jeśli Użytkownik je włączy): adres urządzenia w usłudze powiadomień przeglądarki, klucze szyfrujące, rodzaj przeglądarki, wybrane rodzaje powiadomień | Wysyłanie powiadomień z Panelu na urządzenie Użytkownika | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Dane sesji: adres IP, przeglądarka, czas logowania | Utrzymanie sesji, bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Akceptacja Regulaminu i Umowy powierzenia: kto, kiedy, wersja, adres IP, przeglądarka | Wykazanie zawarcia umowy | Art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO |
| Historia dostępu do kart pacjentów (kto i kiedy otworzył kartę lub wizytę) | Rozliczalność wobec gabinetu, bezpieczeństwo dokumentacji | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Stan abonamentu i historia płatności otrzymywane od Polar | Rozliczenia, dostęp do Usługi | Art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO |
| Statystyki korzystania z funkcji (np. liczba zatwierdzonych wizyt) — bez danych pacjentów i treści | Rozwój Usługi | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Zgłoszenia błędów i opinie wysłane z Panelu | Obsługa zgłoszeń, rozwój Usługi | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Formularz kontaktowy: imię, e-mail, treść, przeglądarka | Odpowiedź na zapytanie | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Zgłoszenie do programu pionierskiego: imię i nazwisko, e-mail, nazwa gabinetu, miejscowość, wielkość zespołu, wiadomość, przeglądarka | Rozpatrzenie zgłoszenia i przyznanie bezpłatnego okresu | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) |
| Adres IP przy wysyłaniu formularzy publicznych (bez zapisu w bazie, tylko w pamięci serwera przez godzinę) | Ochrona przed spamem i nadużyciami | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
Odbiorcy danych:
- Hetzner (Niemcy) — hosting aplikacji i bazy danych.
- Cloudflare R2 (UE) — kopie zapasowe, przechowywanie nagrań i zdjęć.
- Lettermint (Holandia) — wysyłka e-maili (weryfikacja konta, reset hasła, zaproszenia, powiadomienia).
- SMSAPI (Polska) — wysyłka SMS-ów z przypomnieniami.
- Mistral AI (Francja) — przetwarzanie nagrań, zdjęć i tekstu w module AI; dotyczy danych pacjentów, które Usługodawca przetwarza w imieniu gabinetu (zob. Umowa powierzenia). Dane nie są wykorzystywane do trenowania modeli.
- Sentry (UE) — monitoring błędów aplikacji, bez danych pacjentów.
- Betterlytics — statystyki odwiedzin stron publicznych physys.pl, bez plików cookies; strony Panelu nie są mierzone.
- Polar (USA) — płatności i faktury; Polar jest odrębnym administratorem danych płatniczych. Dane przekazywane do USA są chronione standardowymi klauzulami umownymi Komisji Europejskiej.
- Google (Irlandia) — logowanie przez konto Google, tylko gdy Użytkownik wybierze tę opcję; Google jest odrębnym administratorem danych swojego konta i otrzymuje informację o logowaniu do Physys.
- Usługa powiadomień przeglądarki lub systemu (np. Google, Apple, Mozilla) — dostarcza powiadomienia push, tylko gdy Użytkownik je włączy. Treść jest zaszyfrowana i nie zawiera danych pacjentów — jedynie krótką informację i link do Panelu.
- Główny Urząd Statystyczny — numer NIP przy pobieraniu danych firmy z rejestru REGON (na prośbę Użytkownika).
Okres przechowywania:
- Dane konta i gabinetu: przez czas korzystania z Usługi, a po jej zakończeniu do czasu usunięcia na żądanie Klienta (§8 Regulaminu).
- Dane sesji: do wygaśnięcia sesji.
- Statystyki korzystania z funkcji: 13 miesięcy.
- Akceptacje dokumentów i historia dostępu do kart: przez czas korzystania z Usługi i przechowywania danych pacjenta, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń.
- Wiadomości z formularza kontaktowego, uwagi z Panelu i zgłoszenia do programu pionierskiego: 3 lata od ostatniej zmiany, potem są usuwane automatycznie.
- Logi serwera: do kilku dni (rotacja według rozmiaru).
- Kopie zapasowe: kopie dzienne 35 dni, miesięczne 13 miesięcy.
- Dane pacjentów: zgodnie z poleceniami gabinetu i Umową powierzenia.
Prawa osób: dostęp do danych, ich sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, przenoszenie, sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu oraz skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W sprawie swoich danych napisz na hello@physys.pl.
Pliki cookies: Używamy wyłącznie niezbędnych plików cookies: do utrzymania sesji logowania, do zapamiętania stanu menu bocznego w Panelu oraz — po otwarciu linku polecającego — do zapamiętania kodu polecenia przez 30 dni, aby przypisać polecenie przy zakładaniu gabinetu. Nie używamy cookies analitycznych ani marketingowych. Statystyki odwiedzin stron publicznych są zbierane bez plików cookies.
Pamięć urządzenia: Panel zapisuje w pamięci przeglądarki niezbędne informacje: drobne ustawienia (np. zamknięty baner) oraz — u osób dokumentujących wizyty, żeby można było nagrać notatkę bez zasięgu — imiona i nazwiska najwyżej 20 pacjentów gabinetu — z bieżącego dnia, ostatnich wizyt i ostatnio zmienianych kart (bez danych medycznych) i nagrania, których nie udało się jeszcze wysłać. Lista pacjentów jest odświeżana przy korzystaniu z Panelu i przestaje być używana po 48 godzinach; nagranie znika z urządzenia po wysłaniu. Wszystko jest usuwane z urządzenia przy wylogowaniu. Dane pacjentów w tym zakresie przetwarzamy w imieniu gabinetu na podstawie Umowy powierzenia.