Physys

Regulamin

§1 Postanowienia ogólne

  • Usługę świadczy Damian Grzegolec, os. Na Stoku 66, 25-437 Kielce, NIP 6572602128, e-mail hello@physys.pl („Usługodawca").
  • Regulamin określa zasady korzystania z aplikacji Physys udostępnianej w modelu SaaS („Usługa").
  • Usługa jest skierowana wyłącznie do przedsiębiorców i podmiotów prowadzących działalność leczniczą w zakresie fizjoterapii (B2B), którzy korzystają z niej w związku z prowadzoną działalnością. Konsumenci nie są uprawnieni do korzystania z Usługi.

§2 Definicje

  • Klient — przedsiębiorca, który założył w Usłudze konto gabinetu i zaakceptował Regulamin.
  • Gabinet — konto Klienta w Usłudze, wraz z danymi, zespołem i ustawieniami.
  • Właściciel — Użytkownik, który założył Gabinet i działa w imieniu Klienta (m.in. zarządza zespołem, płatnościami, eksportem i usuwaniem danych).
  • Użytkownik — osoba korzystająca z Usługi w ramach Gabinetu: Właściciel albo osoba zaproszona przez Gabinet (administrator, terapeuta, recepcja).
  • Dane pacjenta — dane osobowe pacjentów Klienta i osób przez nich upoważnionych, wprowadzane do Usługi przez Gabinet lub przez pacjenta w formularzu udostępnionym przez Gabinet.
  • Panel — część Usługi dostępna po zalogowaniu.
  • Okres próbny — 14 dni bezpłatnego korzystania z Usługi od założenia Gabinetu (30 dni dla Gabinetu założonego z linku polecającego, §5).
  • Umowa powierzenia — umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych dostępna pod adresem physys.pl/umowa-powierzenia.

§3 Zakres Usługi

  • Kalendarz wizyt i przypomnienia dla pacjentów (e-mail, SMS).
  • Karta pacjenta i dokumentacja wizyt prowadzona przez Klienta, z historią korekt zatwierdzonych wpisów.
  • Formularz dla pacjenta udostępniany linkiem lub kodem QR.
  • Import i eksport danych (pliki CSV).
  • Moduł AI wspomagający wypełnianie dokumentacji (dyktowanie, zdjęcia dokumentów, uzupełnianie wpisu, podsumowanie postępów). AI nie udziela porad medycznych, nie stawia diagnozy i nie zastępuje fizjoterapeuty. Generuje wyłącznie sugestie treści na podstawie danych wprowadzonych przez Użytkownika. Sugestie trafiają do wpisu dopiero po ich sprawdzeniu przez Użytkownika, a wpis do dokumentacji zatwierdza Użytkownik.
  • Usługa nie jest wyrobem medycznym. Nie ma integracji z NFZ ani z systemem P1 i nie służy do rozliczeń z NFZ.
  • Klient odpowiada za prowadzenie dokumentacji medycznej zgodnie z przepisami. Usługa udostępnia narzędzia, które to ułatwiają (m.in. korekta wpisów z zachowaniem poprzedniej treści, eksport, historia dostępu do kart).

§4 Rejestracja i konto

  • Rejestracja wymaga podania imienia i nazwiska, adresu e-mail i hasła (co najmniej 10 znaków) oraz potwierdzenia adresu e-mail.
  • Przy zakładaniu Gabinetu Klient podaje nazwę gabinetu i dane o sposobie pracy, a opcjonalnie dane firmy (nazwa, NIP, REGON, numer w RPWDL, adres) i dane kontaktowe. Dane firmy można pobrać z rejestru REGON (GUS) po numerze NIP.
  • Założenie Gabinetu wymaga akceptacji Regulaminu i zawarcia Umowy powierzenia.
  • Użytkownicy należą do Gabinetu. Gabinet zaprasza kolejne osoby e-mailem i nadaje im role (administrator, terapeuta, recepcja). Recepcja nie ma dostępu do dokumentacji medycznej.
  • Użytkownik odpowiada za poufność swojego hasła i nie udostępnia konta innym osobom.

§5 Okres próbny i warunki cenowe

  • Po założeniu Gabinetu Klient ma 14 dni Okresu próbnego z pełnym dostępem, bez podawania karty płatniczej.
  • Program pionierski: do 50 gabinetów, których zgłoszenie (physys.pl/pioneer) zostało przyjęte przez Usługodawcę, dostaje 6 miesięcy bezpłatnego dostępu od akceptacji zgłoszenia albo od założenia Gabinetu, jeżeli nastąpiło później. Udział w programie nie zobowiązuje do przekazywania opinii. Na 14 dni przed końcem bezpłatnego okresu Usługodawca wysyła Właścicielowi przypomnienie e-mailem.
  • Program poleceń:
    • Właściciel znajdzie w Panelu (Ustawienia gabinetu) link polecający swojego Gabinetu.
    • Gabinet założony przez nowego Klienta z linku polecającego ma Okres próbny wydłużony do 30 dni od założenia Gabinetu. Polecenie zapisuje się, jeżeli Gabinet zostanie założony w ciągu 30 dni od otwarcia linku w tej samej przeglądarce.
    • Gdy polecony Gabinet po raz pierwszy opłaci abonament, polecający Gabinet otrzymuje 30 dni bezpłatnego dostępu: przy aktywnym abonamencie termin kolejnej płatności przesuwa się o 30 dni, a bez abonamentu (w Okresie próbnym, w programie pionierskim albo w trybie tylko do odczytu) bezpłatny pełny dostęp wydłuża się o 30 dni od końca obecnego okresu albo od dnia przyznania nagrody, jeżeli ten okres już się zakończył. Właściciel otrzymuje o tym informację e-mailem.
    • Nagrodę przyznaje się raz za każdy polecony Gabinet, łącznie najwyżej 12 razy dla jednego Gabinetu. Nagroda nie przysługuje Gabinetom z kontem bezpłatnym przyznanym przez Usługodawcę.
    • Polecenie nie obejmuje Gabinetu zakładanego przez Użytkownika polecającego Gabinetu ani kolejnego Gabinetu tego samego Klienta.
    • Nagrody nie można wymienić na pieniądze ani przenieść na inny Gabinet.
    • Usługodawca może odmówić przyznania nagrody albo ją cofnąć w przypadku nadużyć, w szczególności zakładania fikcyjnych Gabinetów lub poleceń między Gabinetami tego samego Klienta.
    • Usługodawca może zmienić lub zakończyć program poleceń z 14-dniowym wyprzedzeniem, informując o tym w Panelu. Nagrody przyznane wcześniej, w tym wydłużone Okresy próbne, zostają zachowane.
  • Po zakończeniu Okresu próbnego albo bezpłatnego okresu, bez wykupionego abonamentu, Gabinet przechodzi w tryb tylko do odczytu: dane można przeglądać i eksportować, ale nie można dodawać ani zmieniać pacjentów i wizyt, a przypomnienia nie są wysyłane. Klient może w każdej chwili wykupić abonament.
  • Ceny abonamentu (netto, w PLN):
    • Solo — 99 zł miesięcznie za gabinet, dla jednego terapeuty;
    • Gabinet — 79 zł miesięcznie za każdego terapeutę, co najmniej 2 terapeutów; konta recepcji bez dopłat. Liczba stanowisk w abonamencie zmienia się automatycznie wraz z liczbą terapeutów w Gabinecie;
    • abonament roczny kosztuje 10-krotność ceny miesięcznej.
  • W cenie abonamentu:
    • moduł AI z zasadą uczciwego użytkowania: do 400 wizyt z AI na terapeutę miesięcznie. Po przekroczeniu limitu moduł AI jest niedostępny do końca miesiąca kalendarzowego; pozostałe funkcje działają bez zmian;
    • 50 SMS-ów miesięcznie na Gabinet (niewykorzystane nie przechodzą na kolejny miesiąc). Dodatkowe SMS-y można dokupić w paczkach (100 SMS za 19 zł, 500 SMS za 79 zł netto). Dokupione SMS-y nie wygasają i nie podlegają zwrotowi.
  • Płatności obsługuje Polar. Polar działa jako Merchant of Record (sprzedawca rejestrowany), co oznacza, że jest stroną transakcji płatniczej, wystawia faktury oraz samodzielnie przetwarza dane płatnicze i podatkowe jako odrębny administrator. Usługodawca nie przetwarza danych kart płatniczych. Usługodawca otrzymuje od Polar informacje o stanie abonamentu i przekazuje Polar dane firmy podane w Gabinecie, aby uzupełnić je przy płatności. Zarządzanie abonamentem, kartą, fakturami i rezygnacją odbywa się w panelu klienta Polar. Klient powinien zapoznać się z regulaminem i polityką prywatności Polar.

§6 Obowiązki Klienta

  • Klient jest administratorem danych pacjentów. Usługodawca przetwarza je wyłącznie na polecenie Klienta, na podstawie Umowy powierzenia.
  • Klient zawiera Umowę powierzenia w formie elektronicznej, akceptując ją przy zakładaniu Gabinetu, a w przypadku jej zmiany — akceptując nową wersję w Panelu.
  • Klient odpowiada za zgodność wprowadzanych danych z prawem, w tym za podstawę prawną przetwarzania danych pacjentów oraz za realizację obowiązku informacyjnego wobec pacjentów.
  • Klient odpowiada za działania Użytkowników swojego Gabinetu i za nadane im role.
  • Zakazane jest wykorzystywanie Usługi do celów innych niż prowadzenie gabinetu, wprowadzanie treści bezprawnych oraz próby obejścia zabezpieczeń lub limitów Usługi.

§7 Odpowiedzialność

  • Usługodawca dokłada starań, aby Usługa działała nieprzerwanie, ale nie gwarantuje jej nieprzerwanego działania. Prace serwisowe Usługodawca stara się przeprowadzać w godzinach najmniejszego ruchu.
  • Usługodawca nie odpowiada za treść dokumentacji ani za decyzje kliniczne podejmowane przez Użytkowników, w tym na podstawie sugestii modułu AI.
  • Ograniczenie odpowiedzialności: do wysokości opłat wniesionych przez Klienta w ostatnich 6 miesiącach.

§8 Rozwiązanie umowy i usunięcie danych

  • Klient może zrezygnować z abonamentu w każdej chwili w panelu klienta Polar — ze skutkiem na koniec opłaconego okresu rozliczeniowego. Po jego zakończeniu Gabinet przechodzi w tryb tylko do odczytu (§5).
  • Usługodawca może rozwiązać umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, przesłanego e-mailem do Właściciela, a bez wypowiedzenia — w razie rażącego naruszenia Regulaminu.
  • Właściciel może w każdej chwili pobrać eksport danych Gabinetu (pliki CSV), także w trybie tylko do odczytu.
  • Właściciel może trwale usunąć pacjenta wraz z jego dokumentacją. Przed usunięciem dokumentacji Usługa wyświetla wyraźne przypomnienie, że:
    (a) Klient powinien wyeksportować dane, które chce zachować;
    (b) zgodnie z przepisami o dokumentacji medycznej Klient może być zobowiązany do jej dalszego przechowywania;
    (c) usunięcie jest nieodwracalne.
  • Usunięcie całego Gabinetu lub konta Klient zgłasza e-mailem na hello@physys.pl. Usługodawca usuwa dane w ciągu 30 dni od zgłoszenia, po wcześniejszym przypomnieniu o eksporcie. Kopie zapasowe wygasają najpóźniej po 13 miesiącach.

§9 Reklamacje

  • Reklamacje dotyczące Usługi należy zgłaszać e-mailem na hello@physys.pl, opisując problem i wskazując Gabinet.
  • Usługodawca odpowiada na reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania.
  • Reklamacje dotyczące płatności i faktur rozpatruje Polar.

§10 Zmiany Regulaminu

  • Usługodawca informuje o zmianach Regulaminu e-mailem z 14-dniowym wyprzedzeniem. Klient, który nie akceptuje zmian, może zrezygnować z Usługi przed ich wejściem w życie.

§11 Prawo właściwe

  • Prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy.